6 Tips Sederhana Menata Dokumen Kantor

 

Dokumen dan arsip yang menumpuk serta berantakan di meja kantormu tentu membuatmu pusing dan menurunkan mood untuk bekerja. Ditambah lagi hal ini dapat menghambatmu untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline karena waktumu tersita untuk mencari dokumen.

Seringnya fenomena ini terjadi membuat berbagai jasa penataan arsip bermunculan sebagai opsi kedua apabila dokumen atau arsip sudah tidak terbendung lagi di kantor. Tapi tidak perlu khawatir, berikut 6 tips sederhana yang bisa kamu andalkan untuk menata dokumen di kantormu, yaitu: 

1. Pisahkan dokumen dan buat kategori

Agar mempermudah aksesmu untuk mencari dan menyimpan dokumen, langkah pertama yang bisa dilakukan adalah memisahkan dokumen dan meletakkannya dalam kategori-kategori yang kamu hendaki. Kamu bisa membuat kategori seperti dokumen yang akan dikerjakan, sedang pending, membutuhkan approval, sudah diselesaikan, dan sebagainya.

2. Gunakan wadah khusus dan beri label

Langkah selanjutnya yang bisa kamu lakukan adalah memanfaatkan file box atau map khusus dengan warna yang kamu kehendaki sebagai tempat meletakkan dokumen. Kamu bisa memberi label sederhana dan mudah kamu pahami pada map atau box tersebut. Label yang akan digunakan bisa disesuaikan sesuai kategori dokumen yang kamu buat sebelumnya.

Jika dokumen sudah tersimpan rapi dalam box atau map, tempatkan file box atau map tersebut disekitar meja kerjamu atau ruang penyimpanan lain dengan rapi agar memudahkanmu untuk mengaksesnya. 

3. Simpan dalam satu lokasi

Sehubungan dengan ruang penyimpanan, gunakan satu lemari atau rak khusus yang kamu kehendaki agar kamu tahu lokasi mana yang harus kamu tuju. Begitu pun untuk dokumen yang sudah tidak digunakan, simpan di dalam lokasi khusus misalnya seperti lemari yang ditempatkan di gudang. 

Hal lain yang bisa kamu lakukan adalah dengan menggunakan jasa penataan arsip seperti Crow Record Management yang siap membantumu untuk menuntaskan permasalahan dokumen atau arsip agar kamu tidak perlu repot menyusunnya di kantor. Solusi-solusi ini dilakukan agar dokumen yang disimpan tidak terpisah-pisah lokasinya dan memudahkan siapa saja yang ingin mengambilnya kembali. 

4. Susun dokumen sesuai kategori

Penyusunan dokumen sesuai kategori di dalam file box, map, atau di atas meja dapat membantu kamu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan daftar prioritas pekerjaan yang telah kamu buat. Misalnya, kamu bisa meletakkan kategori dokumen dari yang paling “urgent” hingga yang bisa ditunda berurutan dari awal hingga akhir agar kamu tahu mana dokumen yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Dengan begini, deadline pekerjaanmu dapat terselamatkan. 

5. Lakukan digitalisasi dokumen

Langkah ini dilakukan apabila kamu perlu menghemat kebutuhan ruang penyimpanan. Salin semua dokumen dalam bentuk softcopy di komputer dan simpan dalam folder-folder yang tersusun rapi sesuai kategori agar kamu tidak kesulitan jika harus mengaksesnya kembali. Digitalisasi dokumen juga dilakukan untuk meningkatkan keamanan dokumen dan jika dibutuhkan penggandaan dokumen. 

6. Hancurkan dokumen yang sudah tidak terpakai

Setelah kamu memisahkan antara dokumen yang masih aktif dan tidak aktif atau tidak digunakan kembali, kamu bisa melakukan langkah selanjutnya yakni pembinasaan dokumen. Hancurkan dokumen-dokumen yang sudah tidak digunakan tersebut dengan mesin khusus atau metode lain yang juga efektif. 

Hal ini berguna untuk menghemat rak penyimpanan. Pastikan kamu telah melakukan penggandaan dokumen seperti digitalisasi dokumen agar kamu tetap memiliki salinannya. 

Nah sekarang kamu sudah tahu tips-tips sederhana yang bisa kamu lakukan untuk menata dokumen yang berserakan. Meja kerja yang rapi tentu membuat mood lebih baik dan menjadikanmu bersemangat untuk bekerja. Jadi segera terapkan tips-tips di atas ya, semoga membantu!